Comment faire des relances par mail efficaces avec Outlook ?

Temps de lecture estimé : 9 min

Si vous occupez des fonctions managĂ©riales ou juste que vous avez besoin d’informations ou du travail d’autres personnes, vous avez sans doute Ă©tĂ© amenĂ©s Ă  faire des relances pour avoir ce dont vous aviez besoin en temps et en heure.

Car bien entendu, dans un monde parfait, tout le monde vous envoie ce dont vous avez besoin en tant et en heure avec les livrables à la qualité attendue en amont !

En tant que Projet Manager Officer (support aux chefs de projets), j’ai un pourcentage (heureusement faible) de mes tĂąches qui sont du « secrĂ©tariat ». Je ne dĂ©nigre en rien cette fonction, mais c’est clairement pas la partie la plus intĂ©ressante !

J’ai donc cherchĂ© Ă  diminuer les Ă©changes interminables de mails, les retards d’envoi chroniques ou encore le « ghosting » afin de passer le moins de temps possible sur cette partie-lĂ .

Je vais vous partager ce que vous pouvez faire pour améliorer vos appels à contributions et vos relances.

✔ CrĂ©er un systĂšme

Dans cette section, nous explorerons comment créer un systÚme efficace pour planifier et suivre vos relances par mail avec Outlook, en tenant compte des différents éléments qui peuvent affecter la disponibilité, le délai de réponse ou encore la qualité des livrables de vos interlocuteurs.

👔 RĂ©pertorier les responsables et les backup

Pour optimiser vos relances, il est important d’identifier les personnes responsables et leurs Ă©ventuels remplaçants en cas d’absence.

CrĂ©ez une liste de contacts principaux et de contacts de secours pour chaque tĂąche ou projet, afin de vous assurer que vos relances sont dirigĂ©es vers les bonnes personnes et qu’elles sont prises en compte mĂȘme en cas d’indisponibilitĂ© du contact principal.

Pour vous y retrouver simplement, je vous conseille de créer, sur Excel par exemple, un tableau de la forme :

SujetResponsableBackup

Vous pouvez Ă©galement mettre Ă  jour des groupes de contact dans Outlook.

đŸ‘„ Utiliser les groupes de contact

Voici comment crĂ©er rapidement un groupe de contacts et l’utiliser pour envoyer un e-mail avec Outlook :

  1. Ouvrez Outlook et accĂ©dez Ă  vos contacts : Si vous utilisez la version de bureau d’Outlook, cliquez sur l’icĂŽne « Contacts » (ou « Personnes ») en bas Ă  gauche de la fenĂȘtre. Si vous utilisez Outlook sur le web, cliquez sur l’icĂŽne « Contacts » en bas Ă  gauche de la fenĂȘtre ou sĂ©lectionnez « Contacts » dans le menu dĂ©roulant en haut Ă  gauche.
  2. CrĂ©ez un nouveau groupe de contacts : Dans la version de bureau d’Outlook, cliquez sur « Nouveau groupe de contacts » dans le ruban en haut. Dans Outlook sur le web, cliquez sur l’icĂŽne « + » Ă  cĂŽtĂ© de « Groupes » puis choisissez « CrĂ©er un groupe ».
  3. Nommez et configurez votre groupe de contacts : Donnez un nom Ă  votre groupe de contacts et ajoutez des membres en recherchant et en sĂ©lectionnant les contacts Ă  inclure. Vous pouvez Ă©galement ajouter des adresses e-mail directement si elles ne figurent pas dans votre carnet d’adresses. Cliquez sur « Enregistrer » (ou « OK » pour la version de bureau) pour crĂ©er le groupe.
  4. Utilisez votre groupe de contacts pour envoyer un e-mail : CrĂ©ez un nouvel e-mail en cliquant sur « Nouveau message ». Dans le champ « À », « Cc » ou « Cci », commencez Ă  taper le nom de votre groupe de contacts. Outlook vous suggĂ©rera automatiquement le groupe en question. SĂ©lectionnez le groupe pour l’ajouter en tant que destinataire. RĂ©digez votre e-mail et cliquez sur « Envoyer ».

Votre e-mail sera envoyĂ© Ă  tous les membres du groupe de contacts. L’utilisation de groupes de contacts est pratique pour envoyer des messages Ă  plusieurs personnes en mĂȘme temps sans avoir Ă  sĂ©lectionner individuellement chaque contact.

đŸ–ïž PrĂ©voir les congĂ©s, jours fĂ©riĂ©s, etc

Les congés, les jours fériés et les vacances peuvent affecter la disponibilité de vos interlocuteurs et, par conséquent, leurs réponses à vos relances.

Il est important de prendre en compte ces pĂ©riodes lors de la planification de vos relances et d’adapter vos dĂ©lais et attentes en consĂ©quence.

📊 Faire des sondages

Avec Microsoft forms, un sondage avec peu de caractĂšres peut mĂȘme apparaĂźtre directement dans le mail avec Outlook, sans avoir Ă  passer par un lien ! Cela optimisera votre taux de rĂ©ponse.

En intégrant des sondages dans vos appels à contributions ou relances, vous permettez à vos interlocuteurs de répondre rapidement et efficacement à vos demandes : périodes de congés de chaque personne, avis avec peu de choix sur un sujet, etc.

Assurez-vous que les sondages sont clairs, simples et faciles à utiliser, afin de maximiser leur efficacité.

Pour proposer Ă  quelqu’un un point, cela pourra mieux convenir Ă  certaines personnes de pouvoir dire : oui ou non Ă  une invitation Ă  un Ă©vĂ©nement Outlook plutĂŽt que de remplir un sondage.

📧 Les 5 Ă©tapes pour Ă©crire un mail de relance

👋 Saluer

Lorsque vous saluez votre interlocuteur, il est important de vous adapter Ă  votre relation avec lui, Ă  son statut et Ă  la culture de l’entreprise.

Vous pouvez choisir entre différentes formules de politesse en fonction de ces critÚres.

Par exemple, vous pouvez utiliser « Bonjour Monsieur Dupont » pour un client que vous ne connaissez pas personnellement ou avec qui vous avez une relation plus formelle.

Pour un collĂšgue avec qui vous avez une relation plus dĂ©contractĂ©e, vous pouvez opter pour un simple « Bonjour  » + prĂ©nom ou mĂȘme « Salut » + prĂ©nom.

J’utilise personnellement beaucoup « Hello », qui est Ă  mi-chemin entre le « Salut » et le « Bonjour ».

Dans tous les cas, sachez que les deux mots auxquels les personnes rĂ©gissent le plus sont : le NOM et le PRÉNOM.

Il sera donc toujours prĂ©fĂ©rable d’inclure un des deux dans votre salutation, voire mĂȘme le prĂ©nom uniquement.

🎯 Rappeler le besoin et la demande

Dans le corps du mail, rappelez le besoin (ou la demande Ă  l’origine de la relance) et les actions prĂ©cĂ©dentes pour contextualiser votre relance

Expliquez (ou rĂ©-expliquez) briĂšvement l’objet de la relance et mentionnez les dĂ©tails pertinents, tels que les dĂ©lais et les enjeux, pour aider le destinataire Ă  comprendre l’importance de votre message.

Utilisez un ton neutre et factuel pour Ă©viter toute confrontation et donner au destinataire une vision claire de la situation.

Ne pointez pas du doigt la responsabilitĂ© de la personne dĂšs le dĂ©but et surtout si c’est ponctuel. Il en ressortira une Ă©nergie nĂ©gative.

Au contraire, mettez en avant la qualité de la personne si elle a fait un geste positif : répondre rapidement la derniÚre fois, une conversation intéressante à la machine à café, etc

👊 Faire un appel Ă  l’action

Faites un appel Ă  l’action en demandant clairement ce que vous attendez du destinataire.

Dans Outlook, vous pouvez cibler une personne spécifique pour une action en utilisant le symbole @ suivi de son nom.

Cette technique permet d’assigner clairement la responsabilitĂ© de la tĂąche Ă  un individu et d’Ă©viter les malentendus sur qui doit agir si vous envoyez le mail Ă  plusieurs personnes. Cela apparaĂźtra Ă©galement plus dans sa boĂźte aux lettres.

Il est important de faciliter l’accĂšs aux informations et aux ressources nĂ©cessaires pour accomplir la tĂąche demandĂ©e.

Incluez les liens vers les documents, les sites web ou les outils pertinents pour permettre au destinataire de trouver rapidement les informations dont il a besoin.

En facilitant l’accĂšs aux ressources, vous encouragez le destinataire Ă  agir rapidement et Ă  rĂ©soudre le problĂšme ou la demande Ă  l’origine de la relance.

Bonus : Proposez déjà des solutions ou des options pour faciliter la réponse.

đŸ–‹ïž Conclure et dire au revoir

Pour conclure votre mail de relance, il est important d’adopter un ton positif et encourageant tout en donnant au destinataire l’opportunitĂ© de vous contacter pour plus d’informations.

Au lieu de dire « Je reste Ă  votre disposition pour toute information complĂ©mentaire », qui peut donner une impression d’attente et de passivitĂ©, optez pour une formule d’invitation Ă  la communication plus active, telle que « Je vous invite Ă  me contacter pour toute question ou information complĂ©mentaire ».

Cette approche incite le destinataire Ă  prendre l’initiative de vous contacter s’il a besoin de plus d’informations et renforce l’idĂ©e que vous ĂȘtes disponible pour aider.

Enfin, terminez votre mail avec une formule de politesse appropriée, telle que « Cordialement » ou « Bien à vous », pour maintenir un ton professionnel et respectueux.

💬 Multiplier les canaux de communication

đŸ‘€ S’adapter Ă  l’interlocuteur

Il est essentiel de prendre en compte les prĂ©fĂ©rences et les habitudes de travail de vos interlocuteurs lors du choix du canal de communication pour vos relances. Certaines personnes peuvent prĂ©fĂ©rer les mails, tandis que d’autres seront plus rĂ©actives sur les messageries instantanĂ©es ou lors d’Ă©changes oraux. Adaptez votre approche en fonction des circonstances et des objectifs de la relance, en utilisant le canal de communication le plus adaptĂ© pour maximiser l’efficacitĂ© de votre message.

đŸ—Łïž Relance Ă  l’oral

Les relances Ă  l’oral, par tĂ©lĂ©phone ou lors de rĂ©unions, peuvent ĂȘtre un excellent moyen de clarifier les points en suspens et d’obtenir des rĂ©ponses rapides.

Toutefois, il est important de toujours compléter ces relances orales par un suivi écrit, que ce soit par mail ou via un outil de gestion de projets.

Cela permet de garder une trace des Ă©changes et des engagements pris par les diffĂ©rentes parties, et d’Ă©viter les malentendus ou les oublis.

đŸ‘šâ€đŸ’» Relance par Teams

Les outils de messagerie instantanée, tels que Microsoft Teams, peuvent offrir une alternative rapide et informelle aux mails pour effectuer des relances.

Ils peuvent encourager une réactivité accrue de la part des destinataires.

Cependant, il est important de prendre en compte les limites de ce type de communication, notamment le risque de perdre des informations importantes dans le flux de messages et la difficulté de conserver un suivi structuré des échanges.

⚙ Programmer un e-mail de relance

Ouvrez Outlook et créez un nouvel e-mail en cliquant sur « Nouveau message ».

RĂ©digez votre message de relance en suivant les conseils prĂ©cĂ©demment mentionnĂ©s, tels que saluer le destinataire, rappeler le besoin et la demande, faire un appel Ă  l’action, et conclure.

AprĂšs avoir rĂ©digĂ© votre e-mail, cliquez sur l’onglet « Options » dans le ruban en haut de la fenĂȘtre du message.

Dans la section « DiffĂ©rer la livraison », cochez la case « Ne pas envoyer avant » et choisissez la date et l’heure auxquelles vous souhaitez que votre e-mail soit envoyĂ©.

Cette fonctionnalitĂ© vous permet de programmer l’envoi de votre e-mail de relance Ă  l’avance, ce qui peut ĂȘtre utile si vous savez que vous serez occupĂ© ou indisponible au moment oĂč vous souhaitez envoyer le message.

Une fois que vous avez programmĂ© l’envoi de votre e-mail, cliquez sur « Fermer » pour enregistrer votre message.

Votre e-mail programmĂ© sera automatiquement enregistrĂ© dans le dossier « BoĂźte d’envoi » d’Outlook.

Si vous souhaitez modifier ou annuler l’envoi programmĂ© de votre e-mail, ouvrez simplement le message dans la « BoĂźte d’envoi », apportez les modifications nĂ©cessaires, puis cliquez Ă  nouveau sur « Fermer » pour enregistrer vos modifications.

Notez que pour que l’envoi programmĂ© fonctionne, Outlook n’a pas besoin d’ĂȘtre ouvert et connectĂ© Ă  Internet au moment de l’envoi prĂ©vu !

⌚ Astuce de l’horaire prĂ©cis

Lorsque vous programmez l’envoi de vos e-mails de relance, il peut ĂȘtre judicieux d’Ă©viter les heures rondes (par exemple, 9h00, 14h00) et de choisir plutĂŽt des heures moins courantes, telles que 8h54 ou 9h46. Voici quelques raisons pour lesquelles cette approche peut ĂȘtre bĂ©nĂ©fique :

  1. Camoufler l’automatisation de l’envoi : Lorsque vous envoyez un e-mail Ă  une heure moins courante, il est plus difficile pour les destinataires de deviner si le message a Ă©tĂ© programmĂ© ou envoyĂ© en direct. En choisissant une heure plus inhabituelle, vous donnez l’impression que vous avez personnellement envoyĂ© le message Ă  ce moment prĂ©cis, renforçant ainsi l’authenticitĂ© et l’engagement personnel derriĂšre la communication.
  2. Surprendre et attirer l’attention : Les e-mails envoyĂ©s Ă  des heures moins courantes peuvent intriguer et surprendre vos destinataires, ce qui peut les inciter Ă  ouvrir et Ă  lire votre message. Les personnes sont souvent curieuses de savoir pourquoi un e-mail a Ă©tĂ© envoyĂ© Ă  une heure inhabituelle et peuvent ĂȘtre plus enclines Ă  y prĂȘter attention.
  3. Éviter les heures de pointe : Les heures rondes correspondent souvent aux heures de pointe pour l’envoi et la rĂ©ception d’e-mails. En Ă©vitant ces moments, vous rĂ©duisez le risque que votre message se perde dans la masse ou soit retardĂ© en raison de problĂšmes de bande passante ou de serveur, mais surtout vous pouvez faire en sorte de vous retrouver parmi les 5 derniers mails reçus de votre interlocuteur. Il le verra donc directement en ouvrant l’ordinateur !

đŸ‘» Contrer le ghosting

C’est le mal des managers ou des cadres surchargĂ©s : le ghosting.

Le ghosting, ou la pratique d’ignorer les e-mails et les messages sans donner d’explication, peut ĂȘtre frustrant et contre-productif lorsqu’il s’agit de relancer des contacts par e-mail.

Et vu le nombre qu’une personne peut en recevoir, cela peut parfois se comprendre !

Voici quelques conseils pour contrer le ghosting et encourager une communication ouverte et transparente :

  1. Demander une confirmation de lecture et mettre le mail en important sur Outlook : Pour vous assurer que votre e-mail est bien reçu et lu, vous pouvez demander une confirmation de lecture. Pour ce faire, dans la version de bureau d’Outlook, cliquez sur l’onglet « Options » dans le ruban, puis cochez la case « Demander une confirmation de lecture ». Dans Outlook sur le web, cliquez sur les trois points (…) en bas Ă  droite du message, puis choisissez « Afficher les options du message » et cochez « Demander une confirmation de lecture ». De plus, marquez votre e-mail comme important en cliquant sur l’icĂŽne d’exclamation dans le ruban (version de bureau) ou en sĂ©lectionnant « Marquer comme important » dans le menu dĂ©roulant (Outlook sur le web).
  2. Mettre en copie le manager de l’interlocuteur et/ou votre manager : Lorsque vous envoyez un e-mail de relance, pensez Ă  mettre en copie (Cc) ou en copie cachĂ©e (Cci) le manager de l’interlocuteur ou votre propre manager. Cela peut encourager le destinataire Ă  rĂ©pondre rapidement et Ă  prendre votre demande au sĂ©rieux, car ils savent que d’autres personnes sont informĂ©es de la situation.
  3. Utiliser la communication non violente : La communication non violente (CNV) est une approche de communication empathique et respectueuse qui permet de crĂ©er un climat de confiance et d’ouverture. Appliquer les principes de la CNV dans vos e-mails de relance peut aider Ă  rĂ©duire la rĂ©sistance et Ă  encourager une rĂ©ponse, mĂȘme si le destinataire est initialement enclin Ă  ignorer le message. Voici quelques Ă©lĂ©ments clĂ©s de la CNV Ă  intĂ©grer dans vos e-mails :
    • Exprimez vos observations sans jugement ni interprĂ©tation
    • Identifiez vos besoins et ceux du destinataire
    • Formulez des demandes claires et concrĂštes, sans exiger ni imposer
    • Exprimez vos sentiments et Ă©motions de maniĂšre honnĂȘte et transparente

En mettant en Ɠuvre ces conseils pour contrer le ghosting, vous pouvez encourager des rĂ©ponses plus rapides et une communication plus ouverte avec vos contacts, mĂȘme lorsque vous devez effectuer des relances par e-mail !

▶ Conclusion

En conclusion, envoyer des relances par e-mail efficaces avec Outlook est un processus qui demande de la planification, de l’attention aux dĂ©tails et une approche adaptĂ©e Ă  chaque situation.

Pour obtenir les meilleurs rĂ©sultats, il est important de crĂ©er un systĂšme de suivi, d’adopter une approche empathique dans la rĂ©daction de vos e-mails.

Pour ce faire, n’hĂ©sitez pas Ă  personnaliser vos salutations, Ă  rappeler clairement le besoin et la demande et Ă  faire un appel Ă  l’action engageant.

Profitez Ă©galement des fonctionnalitĂ©s d’Outlook telles que la programmation des e-mails, la crĂ©ation de groupes de contacts, et la demande de confirmation de lecture pour optimiser vos relances.

En outre, tenez compte des avantages d’envoyer vos e-mails Ă  des heures peu courantes et non arrondies.

Pour lutter contre le ghosting, utilisez la communication non violente et impliquez les managers lorsque cela est approprié.

En combinant ces stratĂ©gies et en ajustant continuellement votre approche en fonction des besoins spĂ©cifiques de chaque situation, vous serez en mesure d’envoyer des relances par e-mail efficaces qui favorisent la communication ouverte, l’engagement et la collaboration.

â„č Sources

RĂ©daction, L. (2022, 26 juillet). Pourquoi il faut Ă©viter de commencer un e-mail par « j’espĂšre que vous allez bien » . Madame Figaro. https://madame.lefigaro.fr/business/pourquoi-faut-il-arreter-de-commencer-ses-mails-par-jespere-que-vous-allez-bien-deconfinement-050520-180929

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