Sur ce site web et sur mes différents réseaux sociaux, j’aborde la thématique de l’organisation en long, en large et en travers !
Pourquoi ? Parce que, aussi étonnant que cela puisse paraître pour bon nombre de personnes, c’est quelque chose qui me passionne.
De plus, je suis moi-même une personne à la personnalité plutôt rationnelle et structurée si j’en crois les divers tests de personnalité que j’ai fait, les retours des personnes qui m’entourent ainsi que mon introspection. J’ai, en prime, une énergie plutôt stable et qui ne va virer de très rarement vers un extrême : énorme flemme de l’espace ou bien agitation perpétuelle !
Pour finir, l’organisation est un des éléments essentiels dans mon travail de planificateur de projets nucléaires. Je pense que vous comprenez aisément pourquoi rien qu’à l’intitulé !
Oui, mais voilà : il y a des chances pour que ce ne soit pas votre cas.
- Peut être que vous avez des gros pics d’énergie que vous ne contrôlez pas vraiment.
- Peut être que votre travail n’intègre pas une part importante d’organisation (même si tout travail en requiert un minimum).
- Peut être que vous avez une personnalité différente : rêveur, empathique, etc.
- Et surtout, peut être que l’organisation, vous trouvez ça … chiant comme la pluie (une pensée à nos amis bretons)
D’un côté, vous auriez donc raison de me dire que l’organisation est une « niche » et que ce sujet ne vous concerne pas autant que cela me concerne.
Mais de l’autre côté, cela ne vous en dispense pas pour autant ! Car si vous ne prenez pas les rênes de votre organisation personnel, c’est votre environnement qui le fera pour vous, pour le meilleur mais aussi malheureusement pour le pire !
Je vous ai préparé dans cet article un TOP 5 des raisons de s’organiser dans votre vie personnelle et professionnelle.
On y va ? C’est parti !
Sommaire
Clarifier les objectifs
L’organisation permet de déterminer les objectifs à atteindre, de les hiérarchiser et de les communiquer à toutes les personnes concernées, facilitant ainsi la compréhension des buts et des attentes.
Qu’est-ce qu’un objectif sans organisation ? Cela s’appelle tout simplement un rêve !
Si vous voulez accomplir quelque chose, il vous faudra d’abord clarifier votre « Pourquoi ? » avec, par exemple, la méthode SMART(IES). Ensuite, vous devrez savoir « Comment ? » :
- Comment déterminer, prioriser et suivre les tâcher à réaliser ?
- Comment se concentrer sur ses tâches ?
- Comment stocker et exploitation les informations ?
- etc
Si vous n’avez pas un minimum de stratégie en amont d’un projet, avec potentiellement plusieurs personnes sur le coup, ou bien dans vos activités récurrentes, alors vous courrez le risque d’aller droit dans le mur et en plus de mettre du temps à y aller et donc à vous en rendre compte !
Améliorer l’efficacité
Une bonne organisation optimise les ressources disponibles (humaines, matérielles et financières) et permet d’atteindre les objectifs plus rapidement et avec moins d’efforts. En gros, l’organisation amène l’efficacité !
Au niveau humain déjà : comment est-ce que vous pensez que vous vous en sortirez si je vous disais de faire un travail totalement différent à partir de … maintenant ! Vous seriez en galère ou bien touché par la grâce de la chance du débutant (mais il est plus probable que vous galériez).
Sans une répartition adéquate des tâches en fonction des compétences et des aptitudes de chaque individu, on diminue forcément la productivité. En assignant les bonnes tâches aux bonnes personnes, on assure au contraire un niveau de performance optimal et on minimise les erreurs.
D’où l’importance de trouver votre « zone de génie » : c’est l’ensemble des activités que vous allez trouver simples et où vous allez avoir de bien meilleurs résultats que les autres !
Concernant les ressources matérielles, vous vous retrouveriez bien embêté si vous étiez privé de votre outil de travail : camion, ordinateur, machine, etc mais qu’on vous demandait quand même d’avancer sur vos tâches ! Vous devriez emprunter l’outil à quelqu’un, trouver une autre manière ou encore… ne rien faire.
Une organisation structurée permet de mieux gérer les équipements, les outils et les espaces de travail.
Cela inclut la planification de l’utilisation des ressources pour éviter :
- les goulots d’étranglement : quand vous avez une étape d’un processus qui limite l’avancement de toutes les autres étapes. Par exemple, même si le four est vide, et que vous avez fait la pâte à tarte mais qu’il vous manque les fruits rouges que Roger est parti cherché au bois, alors votre pâte et votre four ne servent à rien.
- les chevauchements : si on prévoit qu’on a besoin d’un même outil au même moment, si copier-coller ne s’applique pas, cela ne marchera pas !
- les pertes de temps
Enfin, une bonne gestion financière est cruciale pour assurer votre sérénité face aux dépenses quotidiennes et pour la construction de votre patrimoine financier dans un optique plus long terme.
Pour ce volet, je ne peux que vous inciter à aller jeter un œil au podcast et site web Richissime de Delphien PINON.
En somme, une organisation efficace conduit à une utilisation optimale des ressources disponibles, ce qui se traduit par une amélioration de la productivité, une réduction des coûts et, au final, une meilleure réalisation des objectifs fixés.
Faciliter la prise de décision
L’organisation facilite la prise de décision en structurant les informations, en identifiant les responsabilités et en anticipant les conséquences potentielles des choix.
Alors c’est sûr, vous n’aurez peut être pas les mêmes dons que madame Irma et sa boule de cristal mais une bonne organisation sera clairement décisive pour vous guider !
Déjà, vous devrez savoir comment collecter, trier et organiser les données et les informations pertinentes pour la prise de décision. En effet, vous aurez besoin de pouvoir accéder rapidement à des informations qualitatives pour des décisions éclairées.
Ensuite, si vous travaillez en équipe, vous voulez savoir à qui vous adresser quand vous avez un problème spécifique : vous n’allez pas appeler une personne qui croit que le port USB se trouve aux alentours de Marseille pour résoudre votre bug informatique !
Les responsabilités et les rôles de chacun doivent être clairement définis. Cela te permet de savoir à qui t’adresser pour obtenir des informations ou des conseils, et à qui attribuer la responsabilité de la mise en œuvre d’une décision.
Cela facilite également la délégation et la responsabilisation.
Une fois que tu as les bonnes informations entre les mains des bonnes personnes, tu peux enfin être dans l’anticipation des conséquences.
En évaluant les avantages et les inconvénients de chaque choix en te basant sur des critères quantitatifs et qualitatifs solides, voire même en créant des modélisations, tu peux peser les risques et les opportunités et prendre des décisions plus judicieuses et réfléchies.
Réduire le stress
En planifiant et en structurant les tâches à accomplir, l’organisation permet de réduire le stress lié à l’incertitude et aux imprévus.
Nous avons vu juste avant qu’avec l’organisation, il est possible d’anticiper les obstacles, les défis et les besoins en ressources en déterminant les priorités et en établissant des plans d’action. Cela réduit l’incertitude et le sentiment d’être dépassé face à une multitude de tâches.
Et des imprévus, il y a en toujours ! Bon sauf quand tu te brosses les dents… encore qu’il peut te rester un bout de salade du repas de midi sans que tu t’en aperçoive 😱)
Mais pouvoir identifier les problèmes potentiels te permet de préparer des solutions de secours : les fameux plan B. Si toi ou ton équipe avez la marche à suivre en cas de pépin, ce sera plus simple de gérer émotionnellement les imprévus, sans paniquer ni se sentir submergé.
Dans un autre registre, l’organisation aide facilité un équilibre sain entre travail et vie personnelle en permettant de gérer efficacement son temps et ses responsabilités.
C’est un enjeu au cœur de notre société, surtout au vu de la « Grande démission » survenue en France entre fin 2021 et début 2022 et de la reconnaissance du burn-out comme maladie mentale (mais pas encore maladie professionnelle en 2023).
En s’assurant que les tâches importantes et urgentes sont terminées en temps voulu grâce au Time Blocking, en connaissant la valeur de ton temps ou encore en augmentant ton niveau de focus, tu verras ton niveau de stress réduire.
Gérer son temps
L’organisation aide à gérer son temps de manière optimale en établissant des échéances et en évitant la procrastination.
L’organisation implique la fixation d’échéances pour chaque tâche ou projet. On le connait le fameux « On verra plus tard » !
Les échéances aident à gérer le temps en fournissant une structure et en encourageant la responsabilisation de soi-même et des autres pour éviter les retards qui pourraient avoir des répercussions négatives sur un projet, la relation avec un ami, la vessie de ton chien qui vit en appartement, etc.
Mais face à une deadline, le tout est d’éviter la procrastination ! En divisant les projets en petites étapes simples et en fixant des échéances pour chaque étape, il devient plus facile de rester concentré et de progresser régulièrement vers l’objectif final.
▶️ Conclusion
Nous avons vu 5 raisons pour lesquelles vous devriez vous intéresser à l’organisation :
- Clarifier les objectifs : L’organisation aide à déterminer, hiérarchiser et communiquer les objectifs, facilitant ainsi la compréhension des buts et des attentes.
- Améliorer l’efficacité : Une bonne organisation optimise les ressources humaines, matérielles et financières, permettant d’atteindre les objectifs plus rapidement et avec moins d’efforts.
- Faciliter la prise de décision : L’organisation facilite la prise de décision en structurant les informations, identifiant les responsabilités et anticipant les conséquences potentielles des choix.
- Réduire le stress : En planifiant et structurant les tâches, l’organisation permet de réduire le stress lié à l’incertitude et aux imprévus, favorisant un meilleur équilibre entre travail et vie personnelle.
- Gérer son temps : L’organisation aide à gérer son temps de manière optimale en établissant des échéances et en évitant la procrastination, favorisant la responsabilisation et la progression vers ses objectifs.
Et vous, à quoi pourrait vous servir l’organisation ? 😉