📅❌ Comment AVANCER sur un PROJET sans DEADLINES ?

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Notre vie est rythmée par notre horloge biologique (dormir, manger, boire, etc) et notre horloge sociale (se lever pour aller au travail, faire des sorties au restaurant, aller dans des bars, etc) et nous sommes bien entendu tous confrontés à des deadlines (ou des dates butoirs) au quotidien qui y sont liées.

A moins que vous ne soyez un/e obstiné/e de l’organisation, vous avez sûrement déjà failli dépasser ou carrément louper des échéances :

• Remplir votre fiche d’impôt,
• Rendre un travail qui vous a été demandé (et que vous n’avez aucune envie de faire),
• Monter votre table IKEA avant d’inviter les beaux-parents à manger dans le nouvel appartement,

Hors, afin de mener ces tâches au bout du bout , on ne cesse de répéter qu’il est VITAL d’avoir des deadlines.

D’ailleurs, la méthode la plus connue sur la fixation d’objectifs, la méthode S.M.A.R.T, a dans son acronyme le « T » pour « Temporellement défini » (aka avec une deadline) !

Et bien entendu, avoir une deadline offre de nombreux avantages ! Mais cela entraîne aussi des effets indésirables dont notamment le stress …

Nous allons voir ensemble dans cet article comment envisager autrement l’avancement dans un projet ou des tâches que vous avez à réaliser pour ne pas sacrifier votre tranquillité d’esprit mais tout en restant diablement efficace !

😬 Le problème des deadlines …

Avant de mettre en perceptive, le concept de « deadline », nous allons déjà revenir à la définition :

À l’origine, ce mot a un sens très fort. Deadline, « ligne de mort », désigne la limite au-delà de laquelle un prisonnier ne peut s’aventurer sans courir le risque d’être abattu par les gardiens.
Par extension, il désigne aujourd’hui, en anglais, la date avant laquelle un travail doit obligatoirement être achevé. Le français dispose de nombreux moyens pour marquer cette limite temporelle.

Académie Française

Bon, peut être que l’image du prisonnier paraît un peu extrême !

Mais à la fois, notamment chez des cadres, on peut se retrouver avec des deadlines très courtes, en grand nombre, et à la fois très importantes pour leur carrière. Et avoir autant d’attente, d’autres personnes ou de vous-même (ou des deux), peut mener à une sensation très désagréable : celle de toujours courir après le temps…

Toutefois, on peut largement étendre cela aux personnes : ayant certaines maladies, devant s’occuper d’autres personnes, qui ont plein d’idées, qui ne savent pas vraiment dire non, etc.

Le temps file continuellement et vous rapproche inexorablement de votre deadline. Cette perte de temps constante va générer du stress auquel chacun réagira d’une manière différente :

• Se crever à la tâche sur des détails sans importance.
• Abandonner ou carrément être en burn out.
• Devenir colérique / déprimé.
• etc

Sachant (ou pas) cela, on essaye d’organiser son temps : agenda, post-it, rappels, etc. Mais est-ce que tout ce qu’on mettra en place marchera bien comme sur des roulettes ?

🧠 Nos biais sur le temps

📙 Loi de Hofstadter

« Il faut toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la loi de Hofstadter. »

Douglas Hofstadter

Comme l’explique la loi de Hofstader, nous sommes plutôt mauvais pour estimer la durée d’une tâche. Bien entendu plus une tâche correspond à une habitude, plus ce sera simple de dimensionner temporellement ces tâches. A contrario, si on ne connait pas bien la nature d’une tâche, cela devient plus ardu.

Personnellement, je suis actuellement planificateur dans le nucléaire est entre le nombre de tâches et de liens, la charge et le nombre des interlocuteurs et les contraintes exceptionnelles, une marge est toujours prévue pour pallier à ces retards inhérents à tout projet de grande envergure.

📗 Loi de Parkinson

« Tout travail tend à se dilater pour remplir le temps disponible.»

Cyril Northcote Parkinson

De plus, selon la loi de Parkinson, nous allons en tous les cas occuper l’intégralité du temps qui nous est imparti pour faire une tâche, quand bien même nous aurions eu la capacité de le faire en moins de temps.

Je pense que vous vous êtes déjà retrouvé dans la situation où vous aviez une semaine pour faire tâche, comme rendre un rapport, et c’est durant la soirée de la veille, entre 21h12 et 5h06, que vous avez accompli 80% du travail. Vous auriez eu deux jours que cela n’aurait pas changé la donne.
C’est en effet ici la procrastination qui est cause.

💡 Les solutions ?

On peut pallier à ces lois, ou tout du moins minimiser leur influence, à l’aide de différents outils et concepts comme :

• Le Time tracking (ou suivi de temps) avec des outils Toggl, Harvest ou RescueTime.
• L’utilisation de durées standards issues de la moyennes d’expériences individuelles pour des tâches répétitives.
• Savoir déléguer ou demander plus de ressources quand la deadline demandée est intenable.
• etc

Mais finalement, on reste centré sur le temps. Et si on pouvait voir les choses sous une nouvelle perceptive ?

✅ Avancement physique VS ⏰ Avancement de délais

📝 Les concepts

Jusqu’à maintenant, nous avons parlé de l’avancement de délais. Cela est le fait de juger son avancée dans une tâche par rapport à une mesure du temps écoulé depuis le début de la tâche par rapport au temps total à disposition entre le début et la fin de la tâche.

Si on reprend l’exemple précédent avec le rapport à rendre, avec toujours 1 semaine pour le rédiger (= temps total), alors au bout de 5 jours, vous devriez déjà avoir réalisé environ 70% du travail !

Hors, dans le contexte précédent, j’étais bien loin d’avoir écrit 70% de mon rapport le 5ème jour puisque j’en ai fait 80% la veille de la deadline ! De manière plus générale, il est rarissime d’avancer de manière parfaitement linéaire sur une tâche à moins qu’elle soit réglée comme du papier à musique : cela reste une modélisation et donc une simplification d’un avancement réel.

Et d’ailleurs, pour justement coller au mieux à la réalité, il faut alors faire intervenir une nouvelle notion.

L’avancement physique est une mesure de l’avancement qui se concentre sur la quantité de choses faites par rapport à la quantité totale de choses à faire pour finaliser une tâche. Une chose à faire peut aussi bien se traduire par : prendre une décision, assembler des composants, écrire un texte, etc.

Cet indicateur traduit la réalité du terrain, le présent, comparé à l’avancement de délais qui sert plus d’estimation, pour le futur.

Il est également totalement décorrélé du temps.

🧱 Un exemple entre 4 murs

Pour que vous compreniez bien, je vais vous prendre un autre exemple en comparant les deux types d’avancement.

Imaginez que vous devez repeindre les 4 murs d’une chambre et que vous vous donnez deux semaines pour le faire en raison de votre emploi du temps.

Au bout d’une semaine, votre avancement de délais sera de 50% car la moitié du temps total, soit la moitié de deux semaines, sera passée.

Toutefois, à ce moment-là, il se peut que vous ayez peint non pas 2 murs soit la moitié des murs, mais 3 murs. Dans ce cas votre avancement physique sera de 75%. Si vous n’avez peint qu’un seul mur, il sera alors de 25%.

C’est ensuite la mise en commun de ces deux avancements qui vous fait dire si vous êtes en avance (comme dans le premier cas) ou bien en retard (comme dans le second cas) par rapport à votre estimation du départ.

🆚 Les plus +, les moins – et les différences ≠

Vous comprenez maintenant bien ce qu’est un avancement physique par rapport à un avancement de délais.

Je vais vous illustrer, d’après mon expérience, les avantages, les inconvénient et les différences pour l’avancement physique et de délais afin que vous puissiez voir si ce qui vous correspondrait le mieux en fonction du contexte et de votre personnalité.

Alors, est-ce que vous êtes convaincu pour utiliser l’avancement physique ?

Maintenant, passons à la partie pratique !

⌚ Quand utiliser uniquement l’avancement physique ?

Je vous conseille d’utiliser dans un premier temps un avancement de délais pour :

• Un projet personnel. Ex : Créer et alimenter votre blog (d’ailleurs vous pouvez trouver d’autres conseils d’organisation pour le blogging ici)
• Une tâche très procédurale et répétitive. Ex : Faire votre liste de courses.
• Un projet important mais sans urgence. Ex : Mettre en place votre stratégie d’investissement.

Bien entendu, ne vous dispensez pas forcément d’utiliser également l’avancement de délais si vous en avez le besoin. Toutefois, vous pouvez favoriser plutôt l’avancement physique pour éviter le sentiment d’urgence, de ne jamais en avoir fait assez.

🛠️ Comment mettre en place un avancement physique ?

Ok, vous voulez définitivement tester cet nouvelle approche ? Super, cela fait de vous un bon septique comme dirait Olivier Roland.

Maintenant, le tout est de savoir comment le mettre en place. De mon expérience en gestion de projet et en observant, j’ai remarqué un processus particulièrement efficace pour appliquer cette nouvelle manière d’avancer (qui se rapproche de la manière de créer une habitude).

1. Bloquer un créneau récurrent dans son calendrier dédié à l’avancement physique de votre projet / tâche : c’est ce qu’on nomme le Time Blocking !
   
   En effet, même si vous n’avez pas à proprement parler de deadline, vous fier à votre envie du moment pour savoir si vous allez travailler ou pas équivaut à jouer à une machine à sous : cela va marcher mais de manière aléatoire. Et même si au début vous vous sentez motivé, cela risque malheureusement de ne pas durer. L’idée est donc de caler ce temps dans votre agenda, au même titre que votre brossage de dents. Comme ça, une fois le temps passé, peu importe votre niveau d’énergie à ce moment-là, vous serez certain d’avoir progressé (même de 1%) dans l’accomplissement de votre tâche.
   
2. Utiliser un système de suivi de complétion des tâches. Vous avez deux options principales, une très connue, l’autre un peu moins.
   1. La To-Do list (ou liste de choses à faire)
      
      Je ne vais pas vous faire l’affront de vous expliquer ce qu’est une To-Do list. Sachez toutefois que, si vous optez pour une approche digitale, vous aurez des fonctions intéressantes à ajouter à ce système : joindre des URL ou des documents, déclencher des rappels, visualiser simplement sur votre smartphone, mettre des sous-tâches, etc.
      
      Cela est particulièrement utile pour les tâches simples.
      
      Je peux vous conseiller comme outil notamment Microsoft ToDo list, Asana ou Notion.
      
   2. La méthode KANBAN
      
      Nous sommes sur quelque chose de plus « exotique » pour le grand publique mais de bien connu dans la gestion de projet, le support client ou le développement commercial. En gros, l’idée est simplement de faire transiter les tâches d’une colonne à une autre (de gauche à droite généralement) pour donner une indication sur l’étape dans laquelle se trouve la tâche en vue de sa complétion.
      Par exemple, une To-Do list est comme un KANBAN avec deux colonnes : « A faire » et « Fait ».
      Toutefois, vous souhaitez peut être voir plus d’étapes représentées.
      Par exemple, pour créer une vidéo, vous voudriez avoir comme colonnes : « Recherche », « Écriture du script », « Tournage », « Montage », « Publication » et « Terminé » (ou avec encore plus d’étapes).
      
      Cela est particulièrement utile pour les tâches complexes.
      
      Je peux vous conseiller comme outils notamment Trello et Notion.
      
3. Agir ! Cela semble couler de source mais je le précise au cas où 😉
   
4. Faire un bilan et adapter : l’amélioration continue.
   
   Le but n’est pas que votre To-Do list croupisse dans le fin fond de votre ordinateur ou smartphone. Si vous remarquez que vous stagnez, ou que vous n’avancer pas autant que vous le souhaitez, essayer de modifier les paramètres : Est-ce que je peux rajouter 15 minutes au temps que je bloque quotidiennement ? Est-ce que je peux plutôt tester la méthode Kanban ? Est-ce avoir ma To-Do list sous forme physique me motiverait plus ? etc.
   
   Finalement, vous trouverez ce qui est optimal pour vous !
   

▶️ Conclusion

Vous avez appris qu’il y avait une alternative aux fameuses deadlines pour avancer sur certains projets. Cela vous évitera notamment de travailler avec le sentiment d’urgence et le stress qu’il engendre, avec de nombreuses conséquences négatives.

Grâce à l’avancement physique, vous pouvez vous focaliser sur la réalité du terrain, le présent, et sur comment votre travail vous rapproche toujours de la finition de votre tâche ou projet.

Pour le mettre en place, vous pourrez commencer par faire du Time Blocking récurent. Ensuite, vous ferez votre suivi grâce à une To-Do list ou à un Kanban. Finalement, vous ajusterez en fonction des résultats obtenus.

Si vous avez la moindre question ou remarque sur cet article, je vous invite à me laisser un commentaire juste en dessous pour pouvoir en discuter 😉

Pour quelle tâche ou quel projet est-ce que vous pourriez utiliser l’avancement physique ?

ℹ️ Sources

Loi de Hofstadter. (2021, 22 mai). Dans Wikipédia. https://fr.wikipedia.org/wiki/Loi_de_Hofstadter

Hofstadter, D. (2008). Gödel, Escher, Bach – Les brins d’une guirlande éternelle : Les brins d’une guirlande éternelle (DUNOD éd.). DUNOD.

Loi de Parkinson. (2021, 17 décembre). Dans Wikipédia. https://fr.wikipedia.org/wiki/Loi_de_Parkinson

J. (2022, 28 février). L’ ; avancement physique : Concept+7 méthodes pour le calculer. Blog Gestion de projet. Consulté le 12 juin 2022, à l’adresse https://blog-gestion-de-projet.com/quest-ce-que-lavancement-physique/