📅❌ Comment AVANCER sur un PROJET sans DEADLINES ?

Temps de lecture estimé : 8 min

Notre vie est rythmée par notre horloge biologique (dormir, manger, boire, etc) et notre horloge sociale (se lever pour aller au travail, faire des sorties au restaurant, aller dans des bars, etc) et nous sommes bien entendu tous confrontés à des deadlines (ou des dates butoirs) au quotidien qui y sont liées.

A moins que vous ne soyez un/e obstinĂ©/e de l’organisation, vous avez sĂ»rement dĂ©jĂ  failli dĂ©passer ou carrĂ©ment louper des Ă©chĂ©ances :

  • Remplir votre fiche d’impĂŽt,
  • Rendre un travail qui vous a Ă©tĂ© demandĂ© (et que vous n’avez aucune envie de faire),
  • Monter votre table IKEA avant d’inviter les beaux-parents Ă  manger dans le nouvel appartement,

Hors, afin de mener ces tĂąches au bout du bout , on ne cesse de rĂ©pĂ©ter qu’il est VITAL d’avoir des deadlines.

D’ailleurs, la mĂ©thode la plus connue sur la fixation d’objectifs, la mĂ©thode S.M.A.R.T, a dans son acronyme le « T » pour « Temporellement dĂ©fini » (aka avec une deadline) !

Et bien entendu, avoir une deadline offre de nombreux avantages ! Mais cela entraĂźne aussi des effets indĂ©sirables dont notamment le stress …

Nous allons voir ensemble dans cet article comment envisager autrement l’avancement dans un projet ou des tĂąches que vous avez Ă  rĂ©aliser pour ne pas sacrifier votre tranquillitĂ© d’esprit mais tout en restant diablement efficace !

😬 Le problĂšme des deadlines …

Avant de mettre en perceptive, le concept de « deadline », nous allons déjà revenir à la définition :

À l’origine, ce mot a un sens trĂšs fort. Deadline, « ligne de mort Â», dĂ©signe la limite au-delĂ  de laquelle un prisonnier ne peut s’aventurer sans courir le risque d’ĂȘtre abattu par les gardiens.
Par extension, il dĂ©signe aujourd’hui, en anglais, la date avant laquelle un travail doit obligatoirement ĂȘtre achevĂ©. Le français dispose de nombreux moyens pour marquer cette limite temporelle.

Académie Française

Bon, peut ĂȘtre que l’image du prisonnier paraĂźt un peu extrĂȘme !

Mais Ă  la fois, notamment chez des cadres, on peut se retrouver avec des deadlines trĂšs courtes, en grand nombre, et Ă  la fois trĂšs importantes pour leur carriĂšre. Et avoir autant d’attente, d’autres personnes ou de vous-mĂȘme (ou des deux), peut mener Ă  une sensation trĂšs dĂ©sagrĂ©able : celle de toujours courir aprĂšs le temps…

Toutefois, on peut largement Ă©tendre cela aux personnes : ayant certaines maladies, devant s’occuper d’autres personnes, qui ont plein d’idĂ©es, qui ne savent pas vraiment dire non, etc.

Le temps file continuellement et vous rapproche inexorablement de votre deadline. Cette perte de temps constante va gĂ©nĂ©rer du stress auquel chacun rĂ©agira d’une maniĂšre diffĂ©rente :

  • Se crever Ă  la tĂąche sur des dĂ©tails sans importance.
  • Abandonner ou carrĂ©ment ĂȘtre en burn out.
  • Devenir colĂ©rique / dĂ©primĂ©.
  • etc

Sachant (ou pas) cela, on essaye d’organiser son temps : agenda, post-it, rappels, etc. Mais est-ce que tout ce qu’on mettra en place marchera bien comme sur des roulettes ?

🧠 Nos biais sur le temps

📙 Loi de Hofstadter

« Il faut toujours plus de temps que prĂ©vu, mĂȘme en tenant compte de la loi de Hofstadter. Â»

Douglas Hofstadter

Comme l’explique la loi de Hofstader, nous sommes plutĂŽt mauvais pour estimer la durĂ©e d’une tĂąche. Bien entendu plus une tĂąche correspond Ă  une habitude, plus ce sera simple de dimensionner temporellement ces tĂąches. A contrario, si on ne connait pas bien la nature d’une tĂąche, cela devient plus ardu.

Personnellement, je suis actuellement planificateur dans le nucléaire est entre le nombre de tùches et de liens, la charge et le nombre des interlocuteurs et les contraintes exceptionnelles, une marge est toujours prévue pour pallier à ces retards inhérents à tout projet de grande envergure.

📗 Loi de Parkinson

« Tout travail tend à se dilater pour remplir le temps disponible.»

Cyril Northcote Parkinson

De plus, selon la loi de Parkinson, nous allons en tous les cas occuper l’intĂ©gralitĂ© du temps qui nous est imparti pour faire une tĂąche, quand bien mĂȘme nous aurions eu la capacitĂ© de le faire en moins de temps.

Je pense que vous vous ĂȘtes dĂ©jĂ  retrouvĂ© dans la situation oĂč vous aviez une semaine pour faire tĂąche, comme rendre un rapport, et c’est durant la soirĂ©e de la veille, entre 21h12 et 5h06, que vous avez accompli 80% du travail. Vous auriez eu deux jours que cela n’aurait pas changĂ© la donne.
C’est en effet ici la procrastination qui est cause.

💡 Les solutions ?

On peut pallier Ă  ces lois, ou tout du moins minimiser leur influence, Ă  l’aide de diffĂ©rents outils et concepts comme :

  • Le Time tracking (ou suivi de temps) avec des outils Toggl, Harvest ou RescueTime.
  • L’utilisation de durĂ©es standards issues de la moyennes d’expĂ©riences individuelles pour des tĂąches rĂ©pĂ©titives.
  • Savoir dĂ©lĂ©guer ou demander plus de ressources quand la deadline demandĂ©e est intenable.
  • etc

Mais finalement, on reste centré sur le temps. Et si on pouvait voir les choses sous une nouvelle perceptive ?

✅ Avancement physique VS ⏰ Avancement de dĂ©lais

📝 Les concepts

Jusqu’Ă  maintenant, nous avons parlĂ© de l’avancement de dĂ©lais. Cela est le fait de juger son avancĂ©e dans une tĂąche par rapport Ă  une mesure du temps Ă©coulĂ© depuis le dĂ©but de la tĂąche par rapport au temps total Ă  disposition entre le dĂ©but et la fin de la tĂąche.

Une illustration de l’avancement de dĂ©lais.

Si on reprend l’exemple prĂ©cĂ©dent avec le rapport Ă  rendre, avec toujours 1 semaine pour le rĂ©diger (= temps total), alors au bout de 5 jours, vous devriez dĂ©jĂ  avoir rĂ©alisĂ© environ 70% du travail !

Hors, dans le contexte prĂ©cĂ©dent, j’Ă©tais bien loin d’avoir Ă©crit 70% de mon rapport le 5Ăšme jour puisque j’en ai fait 80% la veille de la deadline ! De maniĂšre plus gĂ©nĂ©rale, il est rarissime d’avancer de maniĂšre parfaitement linĂ©aire sur une tĂąche Ă  moins qu’elle soit rĂ©glĂ©e comme du papier Ă  musique : cela reste une modĂ©lisation et donc une simplification d’un avancement rĂ©el.

Et d’ailleurs, pour justement coller au mieux Ă  la rĂ©alitĂ©, il faut alors faire intervenir une nouvelle notion.

L’avancement physique est une mesure de l’avancement qui se concentre sur la quantitĂ© de choses faites par rapport Ă  la quantitĂ© totale de choses Ă  faire pour finaliser une tĂąche. Une chose Ă  faire peut aussi bien se traduire par : prendre une dĂ©cision, assembler des composants, Ă©crire un texte, etc.

Cet indicateur traduit la rĂ©alitĂ© du terrain, le prĂ©sent, comparĂ© Ă  l’avancement de dĂ©lais qui sert plus d’estimation, pour le futur.

Il est également totalement décorrélé du temps.

đŸ§± Un exemple entre 4 murs

Pour que vous compreniez bien, je vais vous prendre un autre exemple en comparant les deux types d’avancement.

Imaginez que vous devez repeindre les 4 murs d’une chambre et que vous vous donnez deux semaines pour le faire en raison de votre emploi du temps.

Au bout d’une semaine, votre avancement de dĂ©lais sera de 50% car la moitiĂ© du temps total, soit la moitiĂ© de deux semaines, sera passĂ©e.

Toutefois, Ă  ce moment-lĂ , il se peut que vous ayez peint non pas 2 murs soit la moitiĂ© des murs, mais 3 murs. Dans ce cas votre avancement physique sera de 75%. Si vous n’avez peint qu’un seul mur, il sera alors de 25%.

C’est ensuite la mise en commun de ces deux avancements qui vous fait dire si vous ĂȘtes en avance (comme dans le premier cas) ou bien en retard (comme dans le second cas) par rapport Ă  votre estimation du dĂ©part.

🆚 Les plus +, les moins – et les diffĂ©rences ≠

Vous comprenez maintenant bien ce qu’est un avancement physique par rapport Ă  un avancement de dĂ©lais.

Je vais vous illustrer, d’aprĂšs mon expĂ©rience, les avantages, les inconvĂ©nient et les diffĂ©rences pour l’avancement physique et de dĂ©lais afin que vous puissiez voir si ce qui vous correspondrait le mieux en fonction du contexte et de votre personnalitĂ©.

Avancement physiqueAvancement de délais
UtilitéRéalité du terrainEstimation / Projection
TemporalitéPrésentFutur
Objectif100 %Deadline / jalon
Évolution vers objectifProgressive : 0% (dĂ©but) → X% (maintenant) → 100% (fin)DĂ©gressive : DurĂ©e max (dĂ©but) → DurĂ©e actuelle (maintenant) → plus de temps (fin)
Contexte d’utilisation– Ressources toujours disponibles,
– Fonctionnement asynchrone,
– TĂąches indĂ©pendantes,
– AmĂ©lioration continue,
– Projet personnel,

– TĂąches importantes,
– Ressources nĂ©cessaires disponibles sur une pĂ©riode spĂ©cifique,
– Fonctionnement synchrone,
– Lien(s) avec d’autres personnes,
– Dates immanquables / butoirs,
– TĂąches urgentes,
Cas positifComplétion récurrenteMarge / Dans les temps
Cas négatifStagnationRetard
Type de stressManque de visibilitĂ© / Sans finÉpĂ©e de DamoclĂšs / Sentiment d’urgence
TempĂ©rament favorisĂ©SpontanĂ© / Dans l’actionPrĂ©voyant / Voit loin
Visualisation / OutilKANBAN, TO-DO listGANTT, Calendrier
Avancement physique VS Avancement de délais

Alors, est-ce que vous ĂȘtes convaincu pour utiliser l’avancement physique ?

Maintenant, passons Ă  la partie pratique !

⌚ Quand utiliser uniquement l’avancement physique ?

Je vous conseille d’utiliser dans un premier temps un avancement de dĂ©lais pour :

  • Un projet personnel. Ex : CrĂ©er et alimenter votre blog (d’ailleurs vous pouvez trouver d’autres conseils d’organisation pour le blogging ici)
  • Une tĂąche trĂšs procĂ©durale et rĂ©pĂ©titive. Ex : Faire votre liste de courses.
  • Un projet important mais sans urgence. Ex : Mettre en place votre stratĂ©gie d’investissement.

Bien entendu, ne vous dispensez pas forcĂ©ment d’utiliser Ă©galement l’avancement de dĂ©lais si vous en avez le besoin. Toutefois, vous pouvez favoriser plutĂŽt l’avancement physique pour Ă©viter le sentiment d’urgence, de ne jamais en avoir fait assez.

đŸ› ïž Comment mettre en place un avancement physique ?

Ok, vous voulez définitivement tester cet nouvelle approche ? Super, cela fait de vous un bon septique comme dirait Olivier Roland.

Maintenant, le tout est de savoir comment le mettre en place. De mon expĂ©rience en gestion de projet et en observant, j’ai remarquĂ© un processus particuliĂšrement efficace pour appliquer cette nouvelle maniĂšre d’avancer (qui se rapproche de la maniĂšre de crĂ©er une habitude).

  1. Bloquer un crĂ©neau rĂ©current dans son calendrier dĂ©diĂ© Ă  l’avancement physique de votre projet / tĂąche : c’est ce qu’on nomme le Time Blocking !

    En effet, mĂȘme si vous n’avez pas Ă  proprement parler de deadline, vous fier Ă  votre envie du moment pour savoir si vous allez travailler ou pas Ă©quivaut Ă  jouer Ă  une machine Ă  sous : cela va marcher mais de maniĂšre alĂ©atoire. Et mĂȘme si au dĂ©but vous vous sentez motivĂ©, cela risque malheureusement de ne pas durer. L’idĂ©e est donc de caler ce temps dans votre agenda, au mĂȘme titre que votre brossage de dents. Comme ça, une fois le temps passĂ©, peu importe votre niveau d’Ă©nergie Ă  ce moment-lĂ , vous serez certain d’avoir progressĂ© (mĂȘme de 1%) dans l’accomplissement de votre tĂąche.
  2. Utiliser un systĂšme de suivi de complĂ©tion des tĂąches. Vous avez deux options principales, une trĂšs connue, l’autre un peu moins.
    1. La To-Do list (ou liste de choses Ă  faire)

      Je ne vais pas vous faire l’affront de vous expliquer ce qu’est une To-Do list. Sachez toutefois que, si vous optez pour une approche digitale, vous aurez des fonctions intĂ©ressantes Ă  ajouter Ă  ce systĂšme : joindre des URL ou des documents, dĂ©clencher des rappels, visualiser simplement sur votre smartphone, mettre des sous-tĂąches, etc.

      Cela est particuliĂšrement utile pour les tĂąches simples.

      Je peux vous conseiller comme outil notamment Microsoft ToDo list, Asana ou Notion.
    2. La méthode KANBAN

      Nous sommes sur quelque chose de plus « exotique » pour le grand publique mais de bien connu dans la gestion de projet, le support client ou le dĂ©veloppement commercial. En gros, l’idĂ©e est simplement de faire transiter les tĂąches d’une colonne Ă  une autre (de gauche Ă  droite gĂ©nĂ©ralement) pour donner une indication sur l’Ă©tape dans laquelle se trouve la tĂąche en vue de sa complĂ©tion.
      Par exemple, une To-Do list est comme un KANBAN avec deux colonnes : « A faire » et « Fait ».
      Toutefois, vous souhaitez peut ĂȘtre voir plus d’Ă©tapes reprĂ©sentĂ©es.
      Par exemple, pour crĂ©er une vidĂ©o, vous voudriez avoir comme colonnes : « Recherche », « Écriture du script », « Tournage », « Montage », « Publication » et « Terminé » (ou avec encore plus d’Ă©tapes).

      Cela est particuliĂšrement utile pour les tĂąches complexes.

      Je peux vous conseiller comme outils notamment Trello et Notion.
  3. Agir ! Cela semble couler de source mais je le prĂ©cise au cas oĂč 😉
  4. Faire un bilan et adapter : l’amĂ©lioration continue.

    Le but n’est pas que votre To-Do list croupisse dans le fin fond de votre ordinateur ou smartphone. Si vous remarquez que vous stagnez, ou que vous n’avancer pas autant que vous le souhaitez, essayer de modifier les paramĂštres : Est-ce que je peux rajouter 15 minutes au temps que je bloque quotidiennement ? Est-ce que je peux plutĂŽt tester la mĂ©thode Kanban ? Est-ce avoir ma To-Do list sous forme physique me motiverait plus ? etc.

    Finalement, vous trouverez ce qui est optimal pour vous !

▶ Conclusion

Vous avez appris qu’il y avait une alternative aux fameuses deadlines pour avancer sur certains projets. Cela vous Ă©vitera notamment de travailler avec le sentiment d’urgence et le stress qu’il engendre, avec de nombreuses consĂ©quences nĂ©gatives.

GrĂące Ă  l’avancement physique, vous pouvez vous focaliser sur la rĂ©alitĂ© du terrain, le prĂ©sent, et sur comment votre travail vous rapproche toujours de la finition de votre tĂąche ou projet.

Pour le mettre en place, vous pourrez commencer par faire du Time Blocking récurent. Ensuite, vous ferez votre suivi grùce à une To-Do list ou à un Kanban. Finalement, vous ajusterez en fonction des résultats obtenus.

Si vous avez la moindre question ou remarque sur cet article, je vous invite à me laisser un commentaire juste en dessous pour pouvoir en discuter 😉

Pour quelle tĂąche ou quel projet est-ce que vous pourriez utiliser l’avancement physique ?

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â„č Sources

Loi de Hofstadter. (2021, 22 mai). Dans Wikipédia. https://fr.wikipedia.org/wiki/Loi_de_Hofstadter

Hofstadter, D. (2008). Gödel, Escher, Bach – Les brins d’une guirlande Ă©ternelle : Les brins d’une guirlande Ă©ternelle (DUNOD Ă©d.). DUNOD.

Loi de Parkinson. (2021, 17 décembre). Dans Wikipédia. https://fr.wikipedia.org/wiki/Loi_de_Parkinson

J. (2022, 28 fĂ©vrier). L’ ; avancement physique : Concept+7 mĂ©thodes pour le calculer. Blog Gestion de projet. ConsultĂ© le 12 juin 2022, Ă  l’adresse https://blog-gestion-de-projet.com/quest-ce-que-lavancement-physique/

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11 rĂ©flexions sur “📅❌ Comment AVANCER sur un PROJET sans DEADLINES ?”

  1. Super article vraiment complet est inspirant. Je ne connaissais pas la mĂ©thode KANBAN, je vais me renseigner un peu plus la dessus 😁

    Je pense Ă©galement qu’avoir des deadlines est important, mais pour des tĂąches non urgentes et rĂ©pĂ©titives le fait d’avoir un temps dĂ©diĂ© est encore plus important. Sinon on avance pas.

    Merci pour ton article Hugo !

  2. Super intĂ©ressant, merci ! Moi qui suis une championne de la derniĂšre minute, j’ai vraiment appris Ă  me structurer ces derniers temps, notamment pour arriver Ă  nourrir mon blog de maniĂšre rĂ©guliĂšre.

  3. Article intĂ©ressant avec d’excellents conseils !
    J’utilise le kanban depuis un moment et je trouve ça top. A la fois pour la gestion du temps, de la vision sur l’avancĂ©e d’un projet et le travail en Ă©quipe.

    Dans cet article tu apportes un aspect intĂ©ressant de la gestion du temps merci beaucoup 🙂

  4. Travaillant dans le secteur informatique, je reconnais tout Ă  fait la frustration de la todolist: une fois qu’une tĂąche est terminĂ©e, elle disparaĂźt et j’ai l’impression de ne pas avoir avancĂ©. Le kanban est une bonne approche visuelle pour se rendre compte concrĂštement de l’avancement de son travail. !

  5. on devrait souvent avancer sans deadline, ce n’est pas toujours utile les deadlines. surtout si on parle de projet d’amĂ©lioration continue – j’aime bien le fait que tu prennes le temps d’en parler.

  6. Merci pour cet article complet qui permet de mettre en place un vĂ©ritable outil de pilotage concret sur l’avancement du projet avec l’avancement physique. Il me donne des idĂ©es d’implĂ©mentation pour suivre l’avancement des activitĂ©s de mon Ă©quipe.

  7. TrĂšs intĂ©ressant ! « Le temps est une donnĂ©e Ă©puisable et non extensible » de moi 🙂
    En plus, quand on est Ă  la derniĂšre minute, notre entourage en souffre. Alors il faut trouver une bonne et belle mĂ©thode pour le plaisir d’accomplir ses travaux sans faire souffrir notre famille et nous-mĂȘme.

  8. Le tableau Avancement Physique ou Avancement de délais est trÚs intéressant je trouve.
    Et au vue de la maniĂšre dont je travaille, je pense que l’avancement physique est plus profitable me concernant, mais tout en ayant une deadline courte, pas forcĂ©ment en mode chalenge, stress, 
, mais pas avec des durĂ©es longues, sinon je tombe facilement dans l’autre Avancement, et la, procrastination assurĂ©e, et hop 80% du travail Ă  rendre en un temps dĂ©risoire !

    De plus, j’ai remarquĂ© que la To-Do-List n’est pas mon meilleure alliĂ©, car je reprend celles de la veille, j’en rajoute au fur et Ă  mesure, finalitĂ©, c’est une liste interminable, et donc, interminĂ©e, comme son nom l’indique, et donc frustration et travail en permanence.
    Pour alléger tout cela, je planifie, 1 gros travail, le découpe en objectif, et travaille dessus chaque jour afin de le mener à bien et de voir son avancée.

    La To-Do-List, me sert quand je commence Ă  redevenir dĂ©bordĂ©e, et que j’ai peur d’oublier quelques. Elle me sert bien, jusqu’au moment, ou je me rends compte que je refonctionne avec des listes Ă  rallonge !

  9. Merci pour ce trÚs bon article qui permet effectivement de relacher la pression par rapport à une deadline sur un périmÚtre donné, type gestion de projet en cycle en V, pour passer à quelque chose qui relÚve plus des méthodes agiles
 mais dans ces méthodes là, on est ok pour modifier (voire réduire) le périmÚtre fonctionnel !
    Ce n’est pas forcĂ©ment un mal, car alors on sort des choses rĂ©guliĂšrement et plus vite, mĂȘme si on n’a pas tout fini, et on rĂ©itĂšre sur le cycle suivant. Cela permet d’ajuster les choses de maniĂšre plus pertinente par rapport aux retour terrain qu’on a plus vite : j’aime beaucoup cette approche, simplement il faut ĂȘtre ok pour ne pas aller peut-ĂȘtre au final du point A au point B, mais au point B’

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